Privacyverklaring SGPSOL (Scholengemeenschap Provinciaal en Stedelijk Onderwijs
Limburg)
Versie: januari 2026
1. Algemeen
Om als SGPSOL (inrichtende macht: Provincie Limburg) kwaliteitsvol onderwijs en een goede
dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met persoonsgegevens van leerlingen, ouders en personeel. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we je meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.
Door gebruik te maken van onze website, diensten en door inschrijving in onze scholen, erken je dat je deze privacyverklaring zorgvuldig gelezen hebt.
2. Definities
• Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand direct of indirect
geïdentificeerd kan worden, zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer,
rijksregisternummer, stamnummer, IP-adres, ...
• Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen,
opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.
• De verwerkingsverantwoordelijke is de juridische entiteit die bepaalt welke
persoonsgegevens worden verwerkt. Voor SGPSOL is dit de Provincie Limburg.
• Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke
persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld leveranciers van leerlingenvolgsystemen). Met
elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst af.
3. Bescherming van persoonsgegevens
We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. We doen dit in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (AVG/GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.
Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden (zoals onderwijsverstrekking). We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van jouw gegevens.
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren (bijvoorbeeld leerlingendossiers die volgens de archiefwetgeving bewaard moeten blijven).
We nemen de nodige veiligheidsmaatregelen om de gegevens te beveiligen. Jouw gegevens zijn enkel toegankelijk voor personen die deze nodig hebben voor hun taken (zoals leerkrachten, secretariaatsmedewerkers, directie). Iedereen is verplicht hier vertrouwelijk mee om te gaan.
4. Wie verwerkt je persoonsgegevens?
De Provincie Limburg, dienst Provinciaal Onderwijs Limburg, Universiteitslaan 1, 3500 Hasselt
(ondernemingsnummer 0207.725.203) is de verwerkingsverantwoordelijke.

Heb je algemene vragen over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken? Dan kun je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (DPO) via mail:
[email protected].
5. Wanneer verwerken en verzamelen we je persoonsgegevens?
We verzamelen gegevens op verschillende manieren:
• Rechtstreeks bij jou (bv. bij inschrijving, via contactformulieren, tijdens oudercontacten).
• Via overheidsdiensten (bv. gegevens uitwisseling met AgODi voor inschrijvingen en
controle leerplicht). Hiervoor hebben we specifieke machtigingen (zie punt 10.6).
6. Waarvoor verwerken we jouw persoonsgegevens?
Wij verzamelen en gebruiken jouw persoonsgegevens alleen voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden. De voornaamste gronden zijn:
• Om een wettelijke verplichting na te komen: Wij verwerken gegevens om te voldoen aan
de onderwijsregelgeving (Decreet Basisonderwijs, Codex Secundair Onderwijs, etc.). Denk
hierbij aan het bijhouden van aanwezigheden, deliberaties, uitreiken van getuigschriften en
diploma's, en personeelsadministratie.
• Voor de vervulling van een taak van algemeen belang: Het organiseren en verstrekken
van gesubsidieerd onderwijs is een taak van algemeen belang. Wij verwerken gegevens
om de schoolorganisatie vlot te laten verlopen en leerlingenbegeleiding te garanderen.
• Voor de uitvoering van een overeenkomst: Wanneer je je inschrijft in de school, ontstaat
er een onderwijsomvereenkomst. Wij verwerken gegevens om deze uit te voeren (bv.
communicatie via schoolplatformen, facturatie van schoolkosten).
• Wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven: Voor zaken die niet strikt noodzakelijk
zijn voor het onderwijs, vragen we toestemming. Bijvoorbeeld: het publiceren van sfeerfoto’s op de website of sociale media, of het doorgeven van gegevens aan oud-
leerlingenverenigingen.

7. Delen we je persoonsgegevens mee aan anderen?
Wij delen jouw gegevens niet zomaar met derden, tenzij:
• Het noodzakelijk is voor het onderwijs (bv. doorsturen naar het CLB, AgODi, departement
Onderwijs).
• Je ons toestemming geeft.
• We wettelijk verplicht zijn (bv. politie/gerecht).
Als we samenwerken met externe bedrijven (bv. software voor het digitaal rapport, catering),
sluiten we verwerkersovereenkomsten af zodat zij jouw gegevens veilig behandelen.
8. Wat zijn je rechten?
Overeenkomstig de AVG heb je recht op inzage, correctie en (in bepaalde gevallen)
verwijdering van je gegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking.
Je kunt deze rechten uitoefenen:

• Via mail naar: [email protected]
• Per brief naar: Griffie, provincie Limburg, Universiteitslaan 1, B-3500 Hasselt.
We vragen om steeds een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart als bijlage mee te sturen ter verificatie.
Klachten kun je indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit of de Vlaamse
Toezichtcommissie.
9. Wijzigingen
Provincie Limburg behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit beleid. Check deze pagina regelmatig voor updates.
10. Speciale verwerkingen
10.1 Beeldmateriaal
Op school en tijdens activiteiten maken we soms foto's en video's.
• Niet-gerichte beelden (sfeerbeelden): Hiervoor gaan we uit van impliciete toestemming.
• Gerichte beelden (waarop jij of je kind duidelijk herkenbaar/poserend in beeld komt):
Hiervoor vragen we altijd expliciete toestemming (via het schoolreglement). Je kunt deze
toestemming op elk moment intrekken.
10.2 Sociale media
Als je reageert op onze sociale media of ons privéberichten stuurt, verwerken wij die gegevens om je te antwoorden. Let op: de privacyverklaringen van de platformen zelf (Facebook, Instagram, etc.) zijn hier ook van toepassing.
10.3 Cookies
Op onze websites maken wij gebruik van cookies. Meer info vind je in ons cookiebeleid.
10.4 Cameratoezicht
Op sommige locaties (bv. fietsenstallingen, ingangen) is camerabewaking aanwezig voor veiligheid en ordehandhaving. Dit wordt aangegeven met pictogrammen. Beelden worden enkel bekeken door bevoegde personen bij incidenten en na maximaal één maand gewist (tenzij nodig voor bewijslast).
10.5 Overzicht machtigingen en protocollen (Specifiek Onderwijs)
Hieronder vind je de machtigingen die relevant zijn voor onze onderwijstaken:
• VTC5/2016: Mededeling van persoonsgegevens van leerlingen (DISCIMUS) door AgODi
aan de Centra voor Leerlingenbegeleiding (CLB) en scholen in het kader van
problematische afwezigheden.
• VTC34/2015: Mededeling van gegevens van leerlingen/studenten door AHOVOS en AgODi
aan provinciale steunpunten (Sociale Planning).
• VTC36/2014: Mededeling van persoonsgegevens aan het Rekenhof voor auditopdrachten.

• AF-MA-2018-023: Ontvangst van gegevens van de Algemene Administratie van de
Patrimoniumdocumentatie (indien van toepassing voor schoolinfrastructuur).